Là một mục lớn trong văn thư lưu trữ, chức năng gửi và nhận công văn được chia làm nhiều danh mục nhỏ hơn như sau: Văn bản đến, văn bản đi, thiết lập quyền truy cập, quản lý phòng ban, quản lý nhân viên, tùy chỉnh. Trong hai mục lớn như: Văn bản đến và văn bản đi có đính kèm thêm nhiều chức năng nhỏ như: Văn bản mới, văn bản cần cập nhật, văn bản thu hồi, văn bản cập nhật và văn bản thay thế, văn bản đi chờ duyệt. Chúng ta hãy cùng tìm hiểu cụ thể hơn những chức năng này ngay trong nội dung dưới đây nhé. 

1. Trang chủ

Trong chức năng gửi và nhận công văn, ngay phần trang chủ người dùng sẽ cập nhật đầy đủ các thông tin, thông báo về tình trạng các văn bản mới nhất trong ngày bao gồm: Tổng số văn bản trong ngày và mức độ văn bản đã xử lý, số lượng văn bản đến và tài khoản, số lượng văn bản đi mà người sử dụng đã gửi đến các phòng ban nội bộ trong công ty hoặc đến những doanh nghiệp, tổ chức bên ngoài, số lượng văn bản đang chờ duyệt và số lượng văn bản cần phải phê duyệt cũng như một số công văn gần đây. 

Được minh họa bằng cả hình ảnh sinh động và chữ, nội dung trang chủ trong mục gửi và nhận công văn giúp người sử dụng nắm bắt được thông tin nhanh chóng, trực quan mà không cần vào từng mục chi tiết. 

2. Văn bản đến 

Được xây dựng tương tự như mục “họp thư đến” trong phần tin nhắn của điện thoại, văn bản đến là không gian lưu trữ toàn bộ những văn bản được gửi đến tài khoản cá nhân vào từ phòng ban khác trong nội bộ công ty hoặc từ tài khoản bên ngoài công ty gửi đến. Thông qua, mục văn bản đến người dùng xem được nội dung văn bản gửi đến, số lượng văn bản được gửi đến và thời điểm nhận văn bản. Trong mục Văn bản mới này được chia ra làm 6 dạng văn bản đến dựa tính chất của từng dạng văn bản mà người dùng gửi tới. 

2.1. Văn bản mới

- Trong đó, văn bản mới là mục để lưu trữ những văn bản được gửi đến tài khoản trong vòng 1 tuần gần nhất nhưng chưa xem và chưa xét duyệt. Sau khi những văn bản được xem và duyệt rồi thì sẽ tự động được chuyển vào hòm thư văn bản đã xử lý. Khi mở ra mục văn bản đã xử lý, người dùng là cá nhân hoặc doanh nghiệp có thể dễ dàng theo dõi được những văn bản được người được phân quyền duyệt hoặc xem những văn bản mới đã xử lý trước đó. Không những xem được số lượng các công văn đã được xử lý, tại đây còn hiển thị đầy đủ danh sách các văn bản được đánh số thứ tự, tên văn bản, ngày nhận, nơi gửi, trích yếu văn bản và trạng thái của văn bản đó. Để xem chi tiết về những văn bản mới này, hãy click chọn tên văn bản nhé. 

2.2. Văn bản cần duyệt

Văn bản cần duyệt là những văn bản từ các lãnh đạo phòng ban khác trong công ty gửi đến tài khoản của doanh nghiệp hoặc tài khoản cá nhân hay những địa chỉ tài khoản văn thư lưu trữ ngoài công ty gửi đến cần bạn phê duyệt, ví dụ như những báo cáo của cấp dưới, những văn bản như công văn, chỉ thị cần xác nhận của bạn. 

2.3. Văn bản thu hồi

Văn bản thu hồi là không gian lưu trữ những văn bản đã được gửi đến bởi một tài khoản cá nhân hoặc tài khoản công ty, nhưng vì một lý do đặc biệt nào đó như đánh nhầm ngày, đánh nhầm dữ liệu nên đã tiến hành thu hồi để chỉnh sửa sau đó mới phát hành và gửi đến cho bạn một văn bản mới. 

Những văn bản thu hồi này thường là những văn bản mới, chưa được người nhận xử lý hay duyệt. Trường hợp những văn bản đã được người nhận xem và duyệt thì người gửi không thể thu hồi được nữa mà phải gửi văn bản thay thế. 

2.4. Văn bản cập nhật

Văn bản cập nhật là mục để nhận những công văn, chỉ định, báo cáo cập nhật cho những văn bản cũ đã thu hồi do lỗi trước đó. Văn bản cập nhật là văn bản đã thu hồi nhưng vẫn chung một số công văn đi. 

Bạn có thể dễ dàng tìm tên văn bản, nội dung văn bản đã được cập nhật thêm và so sánh ở mục văn bản đã thu hồi trước đó để tìm ra điểm khác biệt hay điểm mới đã cập nhật thêm. 

2.5. Văn bản thay thế

Đối lập với văn bản cập nhật là văn bản thay thế. Tại mục này của văn bản đến sẽ tiếp nhận và lưu trữ những văn bản mới được gửi đến từ đơn vị, cá nhân để thay thế hoàn toàn cho một văn bản, chỉ thị, thông báo cũ đã hết hiệu lực. Ví dụ như file văn bản bộ luật hình sự năm 2009 thay thế cho những quy định, điều khoản của bộ luật hình sự cũ 1999.

 Vì tính chất thay đổi hoàn toàn nên số công văn của văn bản thay thế khác với số văn công cũ được gửi trước đó. Khi bản thay thế gửi đến tài khoản của bạn thì văn bản bị thay thế (văn bản cũ) không bị xóa khỏi tài khoản văn thư - lưu trữ. Giống như những mục khác trong văn bản mới, những văn bản thay thế đến tài khoản văn thư lưu trữ của bạn sẽ được sắp xếp theo danh sách có số văn bản, ngày nhận, nơi gửi, trích yếu văn bản đó một cách trực quan. 

Đó chính là toàn bộ những nội dung nhỏ trong mục văn bản đến. Chúng ta sẽ cùng đi tìm hiểu chi tiết chức năng quan trọng thứ hai trong mục gửi và nhận công văn. Đó là “Văn bản đi” để chỉ những công văn gửi đi. 

3. Văn bản đi trong Gửi và nhận công văn

Cấu tạo nên danh mục công văn đi gồm 3 nội dung quan trọng: Thêm văn bản đi, văn bản đi đã gửi và văn bản đi chờ duyệt. 

Trong đó thêm văn bản đi có chức năng chính là hỗ trợ người dùng tạo một văn bản mới trực tuyến và sau đó gửi đến một hoặc nhiều tài khoản khác để phê duyệt hoặc ban hành một cách dễ dàng. 

3.1. Thêm văn bản đi

Để tạo văn bản mới tại Văn thư lưu trữ của timviec365.vn, các bạn làm như sau:

Bước 1: Truy cập vào mục “Văn bản đi”.

Hệ thống sẽ đưa bản đến giao diện tạo mới văn bản để gửi đến hai đối tượng là gửi đến những tài khoản văn thư lưu trữ nội bộ trong công ty bạn hoặc gửi đến những tài khoản bên ngoài công ty. 

Để đến các tài khoản văn thư lưu trữ trong công ty của bạn hãy chọn gửi trong công ty và tiến hành hoàn thành đầy đủ những nội dung có chứa dấu hoa thị (*) như: tên văn bản, số văn bản mà bạn cần gửi, trích yếu nội dung văn bản, nơi nhận văn bản, người ký duyệt, tệp đính kèm, hình thức xét duyệt văn bản.

Trong đó:

-  Tên văn bản được viết ngắn gọn bằng chữ in hoa.

- Số văn bản cần phải viết chính xác để phục vụ mục đích lưu trữ và tìm kiếm sau này.

- Phần trích yếu nội dung văn bản là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ phản ánh đầy đủ nội dung lớn của văn bản. Sau khi đặt đặt yếu sau, bạn sẽ căn giữa cho nội dung trích yếu và thực hiện một vài tùy chỉnh về cỡ chữ, phông chữ. Được thiết kế giống như ứng dụng word, cho nên trên Văn thư lưu trữ, ở danh mục tạo văn bản mới bạn có thể thực hiện điều chỉnh một cách dễ dàng. Ở nội dung trích yếu này, để người nhận tiếp nhận một cách trực quan, người dùng đến để thông tin trích yếu là chữ in hoa, cỡ 13, 14, form chữ đứng nhé. 

- Nơi nhận văn bản sẽ có 3 nội dung nhỏ hơn bạn cần hoàn thành. 

Đầu tiên là chọn hoặc phòng ban của người nhận. Là một ứng dụng nằm trong hệ sinh thái chuyển đổi số của timviec365.vn nên toàn bộ những thông tin phòng ban mà công ty bạn đã cài đặt trên tài khoản phần mềm chấm công trước đó sẽ hiển thị tại đây. Người dùng sẽ nhập tên phòng ban của người nhận muốn gửi hoặc kích chọn vào hình tam giác nhỏ trong ô phòng bạn để hiển thị danh sách tất cả các phòng ban trong công ty sau đó, lựa chọn tên phòng ban. 

Tương tự ô phòng ban, tại phần chức vụ. Người dùng sẽ nhập chính xác tên chức vụ của người nhận văn bản hoặc kích chọn hình tam giác màu bên góc phải của ô để hiển thị danh sách chức vụ và lựa chọn chức vụ tương ứng. 

Ở ô người nhận, bạn sẽ nhập chính xác tên người nhận hoặc kích chọn vào hình tam giác nhỏ bên góc phải để lựa chọn người có chức vụ bạn đã tìm kiếm trước đó nhé. Bởi lẽ, có thể trong một công ty, cùng một phòng ban có nhiều người đảm nhiệm một chức vụ. 

Sau khi hoàn thành trong những thông tin này, sẽ hiện ra một bảng chứa số thứ tự, ID, họ và tên, chức vụ, phòng ban của người nhận văn bản. 

Trường hợp không hiển thị bảng này mà thay vào đó là dòng chữ “ Bạn chưa cài đặt sếp tương ứng với chức vụ đó”. Điều đó có nghĩa là, bạn đã nhập hoặc chọn nhầm chức vụ của người nhận văn bản hoặc chưa thiết lập chức vụ này cho người nhận trong phần mềm chấm công. Để cài đặt lại chức vụ, hãy truy cập vào dòng chữ tại đây (chứa link xanh) để được điều hướng đến danh mục tùy chỉnh. 

- Tại phần điều hướng này hãy tiến hành chỉnh sửa chức vụ trong phần “CHỈNH SỬA” và lựa chọn chức vụ sau đó nhấn “Lưu” để kết thúc thao tác. 

Lưu ý là chỉ những tài khoản là admin, nhân sự hoặc nhân viên đã được phân quyền truy cập vào tài khoản doanh nghiệp mới có thể thực hiện được tác vụ chỉnh sửa nhé. Vậy nên để đảm bảo các thông tin về người nhận chính xác, phải chắc chắn rằng bạn nắm rõ về thành phần ban lãnh đạo. 

Một lưu ý thứ hai, trong quá trình người nhận để lại email để bạn gửi văn bản, mà không rõ thông tin chức vụ và tên người nhận. Để đảm bảo gửi chính xác, bạn hãy quay truy cập vào phần danh sách nhân viên trong tài khoản chấm công 365 của công ty, sau đó nhập email này để tìm kiếm tên tương ứng rồi mới điền vào ô người nhận nhé. 

Nếu cần lựa chọn người theo dõi quá trình gửi văn bản này, trong mục theo dõi hãy nhấn vào hình tam giác ở bên góc phải để lựa chọn theo danh sách hiển thị nhé. Đây là những nhân viên trong công ty. Khi bạn chọn một người theo dõi, trên tài khoản văn thư lưu trữ của họ sẽ nhận được thông báo về tình trạng của văn bản gửi này và có thể xem được văn bản bạn gửi đi. 

Ngay bên dưới mục người ký duyệt văn bản. Những người văn bản ký duyệt văn bản này thường là những người tạo văn bản luôn hoặc những chức vụ cao thuộc bộ phận lãnh đạo, quản lý trong công ty. Và người ký duyệt có chức vụ tối thiểu từ tổ phó trở lên mới có quyền ký duyệt văn bản. Phần này thay cho thay cho nội dung người thay mặt hoặc người đại diện của phòng ban và chịu trách nhiệm về văn bản gửi đến bộ phận cao hơn, thường là người trực tiếp ký cuối văn bản file word. 

Tương tự như mục nơi nhận văn bản, bạn sẽ phải lựa chọn phòng ban, chức vụ và người ký bằng cách chọn vào hình tam giác ở góc phải hoặc nhập tìm nhé. 

Nếu đây là văn bản gồm nhiều người ký, bạn hãy đánh dấu tích vào ô trống hình vuông đặt sau cụm từ “ Văn bản có nhiều người ký”.

Sau khi chọn, một bảng sẽ hiện danh sách những người ký từ chức vụ nhóm phó trở lên. Bạn hãy kích chọn những người cần ký vào văn bản nhé. Ngoài ra, bạn cũng có thể cập nhật thêm thông tin bút phê lãnh đạo vào văn bản bằng việc soạn thảo thông tin vào phần bút phê lãnh đạo ngay ở bên dưới. Tuy nhiên, nội dung này không chứa dấu hoa thị nên, bên người tạo văn bản có thể bỏ qua đối với những văn bản không có bút phê. 

- Phiếu trình văn là nội dung tiếp theo. Tại đây, người dùng sẽ chọn vào chọn tệp để tải phiếu trình văn bản từ điện thoại hoặc máy tính lên nhé. Nhưng giống như bút lãnh đạo, mục phiếu trình văn bản không bắt buộc. Bạn có thể bỏ qua nội dung này nếu không có phiếu trình văn bản. 

Ngay bên dưới mục phiếu trình văn bản, đó là tệp đính kèm. Đây là văn bản file word hoặc PDF...bạn đã soạn thảo trước đó, hãy kích vào “Chọn file đính kèm” để tải lên tệp từ máy tính hoặc điện thoại” nhé. 

Để nhập ghi chú cho văn bản, bạn hãy soạn thảo vào vùng ô trống đặt ngay dưới phần ghi chú và thực hiện căn chỉnh cho ghi chú tương tự trên file word. Phần nội dung này có thể điện hoặc không nhé. 

Một nội dung bắt buộc khi thêm văn bản là xét duyệt văn bản. Hãy lựa chọn trạng thái này là Ban hành hoặc xét duyệt trong vùng chọn phần xét duyệt văn bản. 

Trên đây chính là tất cả các nội dung cần điền vào khi tạo văn bản để gửi đi trên tài khoản văn thư văn thư lưu trữ. Thao tác này bạn có thể thực hiện được cả trên tài khoản nhân viên và tài khoản công ty.

Sau khi hoàn thành tạo văn bản, bạn có thể nhấp chọn để xem trước văn bản mình vừa tạo bằng cách chọn vào ô “Xem trước văn bản”. bên dưới. 

Nếu thấy ổn rồi, đừng quên đánh mắt sang phía bên phải (khi bạn truy cập bằng máy tính) hoặc kéo xuống bên dưới để cài đặt một số thông tin cho văn bản của mình: 

- Lựa chọn năm (Thời gian ban hành)

- Chọn sổ văn bản >> Chọn một trong 3 loại sổ văn bản mặc định gồm: Văn bản đi, Lưu trữ và sổ văn bản theo số. 

- Loại văn bản >> Chọn một trong những loại văn bản tương ứng đã được thiết lập trong danh sách như: Nghỉ quyết, chỉ thị, quy chế, quy định, thông cáo…

- Trong mục ngày ban hành, bạn hãy chọn chọn thời gian mà văn bản có hiệu lực bằng cách chọn vào icon lịch và lựa chọn thời gian cụ thể.  

Nếu đây là văn bản thay thế cho một văn bản cũ, hãy đánh dấu tick trong ô trống đặt trước dòng chữ “Là văn bản thay thế” nhé. 

Tùy vào tính chất của văn bản mà người dùng muốn cài đặt, bạn sẽ kích chọn vào từng dạng văn bản ngay bên dưới như văn bản khẩn cấp , văn bản bảo mật…

Một lưu khi khi chọn loại văn bản là đối với văn bản bảo mật thì bạn sẽ không thể chọn song song với tiêu chí cho phép người duyệt chuyển tiếp hoặc cho phép người nhận được chuyển tiếp. 

Sau khi hoàn thiện tất cả những thao tác này, hãy nhấn vào “ Hoàn thành” để hoàn tất nhé. Đối với trường hợp, bạn muốn đến tài khoản cá nhân không nằm trong công ty hoặc những tạo và gửi văn bản và gửi đến một doanh nghiệp khác, sau khi chọn mục văn bản đi, bạn chọn “ Gửi ra ngoài công ty” và hoàn thành những thao tác tương tự như mục gửi trong công ty. 

Một điểm khác biệt duy nhất, khi bạn tạo văn bản để gửi ngoài công ty, đó chính là nội dung người nhận. 

Tại đây, thay vì chọn phòng ban, chức vụ và tên của người nhận như khi gửi nội bộ, bạn chỉ cần  nhập Gmail mà công ty hoặc cá nhân đã đăng ký tài khoản Văn thư lưu trữ của timviec365.vn là được nhé. 

Đó chính là toàn bộ nội dung trong mục thêm văn bản đi hay tạo và gửi văn bản mới khi thao tác trên tài khoản văn thư lưu trữ. Sau đây, chúng ta sẽ cùng chuyển đến nội dung tiếp theo trong nội dung lớn Văn bản đi nhé. 

3.2. Văn bản đã gửi đi

Bên cạnh  chức năng tạo và gửi văn bản, bạn có thể xem được đầy đủ những văn bản mà tài khoản của bạn đã gửi đi trong khoảng thời gian ngày. Bạn có thể xem đầy đủ danh sách văn bản đã gửi một cách dễ dàng được sắp xếp theo theo số thứ tự, số văn bản, tên văn bản, ngày nhận trích yếu văn bản và người nhận. Tương tự xem văn bản mới, bạn hãy chọn vào tên văn bản để xem chi tiết thông tin của văn bản đã gửi nhé. 

3.2. Văn bản đi chờ duyệt

Ngoài ra, tại mục văn bản đi, bạn cũng có thể xem được tình trạng của văn bản gửi đi. Với những văn bản bạn đã gửi đến người quản lý nhưng chưa được phê duyệt, sẽ hiển thị trong mục “Văn bản đi chờ duyệt” nhé. Tại đây, các văn bản cũng được sắp xếp theo thứ tự, số văn bản, tên văn bản, ngày nhận, trích yếu và người nhận. 

Ngoài những nội dung liên quan đến gửi và nhận văn bản, trong chức năng gửi và nhận công văn của Văn thư lưu trữ, bạn cũng có thể tiếp cận với một số chức năng chung mà có thể tiếp cận ở tất cả những ứng dụng nằm trong hệ sinh thái chuyển đổi số của timviec365.vn như quản lý phòng ban, quản lý nhân viên. Để xem chi tiết, thêm, chỉnh sửa và xóa phòng ban và nhân viên, hãy kích chọn quản lý phòng ban và quản lý nhân viên trong mục lục nhé. 

4. Thiết lập quyền

Thiết lập quyền trong Gửi và nhận công văn là mục cho phép các chủ tài khoản văn thư lưu trữ có thể thiết lập các quyền tạo văn bản, quyền ban hành văn bản cho toàn công ty hoặc ra bên ngoài và cho phép người dùng nắm được đối tượng được phép duyệt văn bản trong ứng dụng này. 

Để thiết lập quyền, bạn làm theo những bước như sau:

- Chọn người có quyền theo danh sách trong mục người có quyền tạo văn bản ban hành cho toàn công ty. 

- Chọn người có quyền tọa văn bản ban hành ra bên ngoài.

Sau đó kết thúc thao tác bằng cách nhấp vào “Hoàn thành”.

Lưu ý, thao tác này chỉ được thực hiện trong tài khoản văn thư lưu trữ dành cho tài khoản công ty thôi nhé. 

5. Tùy chỉnh trong chức năng gửi và nhận công văn 

Đây là mục nội dung cho phép người dùng là doanh nghiệp thực hiện một số thay đổi, xem và tùy chỉnh như xem và tạo mới sổ văn bản, xem được các bộ phận phòng ban và thực hiện một số cài đặt chung trên phần mềm. 

Đối với sổ văn bản trong phần tùy chỉnh. Tại đây, bạn sẽ xem được danh sách các sổ văn bản được xếp theo số thứ tự, tên số văn bản và khó tạo. 

Ngoài ra, bạn còn có thể tạo mới sổ văn bản bằng cách nhấp chọn tạo mới ở góc phải màn hình >> nhập tên sổ văn bản >> Nhập tên người tạo (tên công ty tạo) và thời gian tạo >> lưu lại hoặc hủy để kết thúc thao tác. Để lưu lại sổ văn bản, bạn hãy chọn Lưu lại hoặc kích chọn Hủy để hủy tạo mới sổ văn bản. 

Nếu bạn muốn xem chi tiết về số lượng phòng bạn đã thiết lập của công ty mình hãy chuyển sang nội dung Bộ phận phòng ban bên cạnh nhé. 

Để thực hiện cài đặt một số nội dung liên quan đến gửi và nhận văn bản, bạn hãy chọn Cài đặt chung. 

Trong phần cài đặt chung này của Gửi và nhận công văn, bạn được tiến hành cài đặt một số thông tin sau:

- Ngôn ngữ. 

Tại đây có hai ngôn ngữ mặc định sử dụng trong quá trình soạn thảo và xem văn bản là tiếng Việt (vietnamese) và tiếng Anh ( English), để chọn ngôn ngữ hãy đánh dấu tick vào ô trống đặt trước những ngôn ngữ tương ứng nhé.

- Giao diện. 

Tại đây bạn có thể để giao diện cho ứng dụng là mặc định hoặc chọn giao diện tối, sáng khác bằng cách nhấn vào tùy chỉnh và lựa chọn giao diện là xanh hoặc đen.

- Thông báo: 

Tại đây, người dùng có thể cài đặt phần thông báo để người dùng cập nhật thông tin. Hiện tại, thông báo đang hiển thị hai dạng thông tin bạn cần cập nhật thông báo là Văn bản đến hoặc văn bản chỉnh sửa. Ngoài ra để bổ sung thêm thông tin thông báo, bạn có thể chọn vào Tùy chỉnh >> Lựa chọn các thông tin khác. 

- Nhắc nhở cho phép người dùng xem được và cài đặt những trường hợp mà mình nhận được những nhắc nhở từ hệ thống. Để thực hiện chỉnh sửa trong mục nhắc bằng tùy chỉnh và chọn trạng thái nhắc nhở mong muốn nhé. 

Một cài đặt nữa, bạn có thể thực hiện trong cài đặt chung đó là thời gian phê duyệt cho văn bản khẩn cấp. 

Tại mục thời gian phê duyệt của văn bản khẩn cấp, hãy nhập thời gian và giờ phê duyệt cho văn bản nhé. 

Ngoài ra, văn thư lưu trữ nằm trong danh sách những phần mềm hữu ích nằm trong hệ sinh thái chuyển đối số của timviec365.vn, do đó chỉ với một tài khoản bạn có thể đăng nhập và sử dụng song song những ứng dụng khác trong mục CHUYỂN ĐỔI SỐ ngay bên dưới nhé. 

Trên đây, chính là những hướng dẫn chi tiết để bạn sử dụng chức năng gửi và nhận công văn trên văn thư lưu trữ của timviec365.vn, hãy cùng trải nghiệm ngay nhé!